Qué hago con los datos personales de una Comunidad que me dice adiós

¿Qué hago con los datos personales de una Comunidad que me dice adiós?

ESPECIAL ADMINISTRADORES DE FINCAS

Un contrato de encargo de tratamiento bien redactado es fundamental para que los Administradores de Fincas sepan que hacer con los datos personales que tratan de una Comunidad de Propietarios cuando esta decide prescindir de sus servicios.

Como Administrador de Fincas, el vínculo contractual, en materia de protección de datos, que tienes con cada una de las Comunidades de Propietarios se corresponde con una relación de encargo de tratamiento en la que tú adoptas el rol de encargado y la propia Comunidad actúa como responsable del tratamiento.  

Antes de seguir avanzando, veamos en detalle qué implica ser responsable del tratamiento y qué implica ser encargado del mismo.

Es el propio REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD) el que viene a definir cada una de las dos figuras:

  • Responsable del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento.
  • Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

El comienzo de la relación

Cuando la Comunidad decide contratar tus servicios, lo hace para encargarte que realices todas aquellas gestiones que sean necesarias para administrar la propia Comunidad, y esto incluye, sin ninguna duda, el tratamiento de datos de carácter personal de los que la Comunidad es responsable. En base a esto, podemos decir que existe un encargo de tratamiento de la Comunidad hacia el Administrador de Fincas. 

Esta relación entre las partes debe regirse desde el primer momento por un contrato de encargo, tal y como recoge el artículo 28 del RGPD: 

“El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable (…) El contrato u otro acto jurídico (…) constará por escrito, inclusive en formato electrónico.

Mínimos que debe contener el contrato de encargo

Es fundamental que el contrato a suscribir entre ambas partes tenga un contenido mínimo, que es el que marca la normativa. Así pues, el artículo 28.3 establece qué obligaciones mínimas deben estipularse para el encargado, siendo, entre otras:

  • Tratar los datos personales siguiendo las instrucciones documentadas del responsable.
  • Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos de carácter personal cumplan con la confidencialidad requerida en esta importante cuestión.
  • Aplicar aquellas medidas técnicas y organizativas que sean necesarias y apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo que presente el tratamiento de datos a realizar.
  • Comprometerse a no recurrir a otro encargado sin la autorización del responsable del tratamiento y, cuando se autorice a llevar a cabo esta acción, asegurarse de que se imponen a este nuevo encargado las mismas obligaciones reflejadas en el contrato suscrito entre las partes principales (responsable y encargado del tratamiento).
  • Asistir al responsable en el ejercicio de las solicitudes de derechos.
  • Ayudar al responsable con las obligaciones que le vengan dadas por el RGPD en determinados aspectos, como en lo que a notificación de brechas de seguridad se refiere o a la realización de una evaluación de impacto cuando sea pertinente.
  • Facilitar el acceso al responsable de toda la información necesaria que acredite que el encargado cumple con la normativa de protección de datos.

Además, “el encargado informará inmediatamente al responsable si, en su opinión, una instrucción infringe el presente Reglamento u otras disposiciones en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros”.

Particularidades del encargo de la Comunidad de Propietarios

 Si bien es cierto que la relación entre la Comunidad y el Administrador se configura como un encargo, no lo es menos el hecho de que este encargo reviste ciertas particularidades frente a cualquier otra relación del mismo tipo, y es que, aunque la Comunidad es un claro responsable del tratamiento, en realidad la “cara visible” de la misma, en la mayoría de las ocasiones, es el propio Administrador.

Por este motivo es fundamental que se definan una serie de cuestiones que no aparecen especificadas dentro de esos mínimos a los que nos hemos referido.

La primera de estas particularidades es el Deber de informar. Cualquier responsable de los datos personales debe facilitar al interesado determinada información sobre la identidad del propio responsable, finalidad del tratamiento, derechos que le asisten, etc. En el caso de una Comunidad de Propietarios, ¿quién cumple con dicha obligación? Lo habitual es que este deber de informar se gestione desde la Administración de Fincas, pero es una cuestión que debe ser consensuada entre responsable y encargado y estipulada en el contrato.

En una próxima publicación abordaremos las otras dos particularidades que nos dejamos en el tintero. ¿Sabes cuáles son?

Cuando la Comunidad me dice adiós: cómo gestionar los datos personales ante un posible cambio de Administrador de Fincas 

Otro de los mínimos que estipula el RGPD que debe recoger el contrato de encargo de tratamiento es precisamente en este sentido: qué hacer con los datos personales una vez la prestación de servicios llega a su fin.  

Según la propia AEPD (Agencia Española en Protección de Datos) es posible elegir varias opciones al respecto, la cual, como hemos comentado, deberá quedar reflejada claramente en el contrato de encargo de tratamiento. 

De manera que el encargado, es decir, tú, deberás actuar de una de las siguientes maneras:

  • Suprimir los datos personales, así como cualquier copia existente de los mismos. 
  • Devolver al responsable los datos personales, así como cualquier copia disponible.  
  • Enviar los datos personales, así como cualquier copia disponible, a otro encargado designado por el responsable del tratamiento.    

En cualquier de los tres supuestos el responsable podrá conservar una copia con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.  

Es importante que el destino que ha de darse a los datos tras finalizar la prestación quede recogido en el contrato de encargo de tratamiento, de forma que el encargado se limite a seguir las instrucciones, también para dicha finalidad, indicadas por el responsable. 

Por ejemplo

En el caso, nunca deseable, en que dejas de prestar servicio a una comunidad de propietarios, a favor de otro administrador de fincas, es muy posible que sea este el que te solicite que le hagas llegar los datos de la Comunidad, sin embargo, como venimos repitiendo, si este procedimiento no está recogido en el contrato de encargo, no deberías facilitarle ningún dato, limitándote a seguir las instrucciones facilitadas por el responsable del tratamiento. De la misma forma que, si vas a comenzar una relación con una nueva Comunidad de Propietarios que ya trabajaba con otro Administrador de Fincas, los datos te deberán ser facilitados de la forma que tuvieran recogido en su preceptivo contrato de encargo, sin que tu puedas exigirle al Administrador saliente que te haga llegar los datos de la Comunidad si no se encuentra explícitamente recogido así en el contrato.

Así que, aunque como hemos mencionado anteriormente la AEPD sugiere hasta tres supuesto válidos, en GrupoIWI siempre optamos por el más garantista para el administrador de fincas, en el que cuando se deja de prestar servicio a una comunidad, se le devuelva la totalidad de datos personales recabados a lo largo de la relación a la comunidad de propietarios asegurándonos así, la integridad legal del administrador de fincas en materia de protección de datos, evitando que se produzcan cesiones de datos no autorizadas.

Por eso será muy importante que, llegado el momento, acudas al contrato de encargo de tratamiento que firmaste con la comunidad de propietarios responsable para ver cómo debes gestionar cada caso en concreto. 

La importancia de hacer las cosas bien desde un principio

Como profesional de la Administración de Fincas sabes lo importante que es comenzar de forma correcta la relación con una Comunidad de Propietarios. El contrato de encargo de tratamiento es un elemento clave para empezar bien.

En GrupoIWI queremos colaborar contigo para que, tanto tú como las comunidades de propietarios que administras, cumpláis con la normativa en protección de datos desde el principio de vuestra relación y contéis con el asesoramiento de consultores especializados en tu sector.

En base al conocimiento adquirido tras años de trabajo asesorando a numerosos Administradores de Fincas en toda España, hemos querido hablar de una parte fundamental en vuestra relación con las Comunidades de Propietarios, como es el Contrato de encargo de tratamiento. Pero en GrupoIWI queremos seguir aprendiendo conociendo que dudas o problemas te surgen al aplicar esta norma en el día a día de tu trabajo. Cuéntanos tu experiencia haciendo clic en la siguiente imagen.

Además, queremos ofrecerte totalmente GRATIS nuestra Guía Práctica actualizada sobre Protección de Datos para Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios. Para conseguir tu ejemplar sólo tienes que visitar la web que hemos preparado pensando en ti… 

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